管理制度

華僑茶業(yè)發(fā)展研究基金會物資及服務(wù)采購管理制度

來源: []  發(fā)布時間: 2023-07-24  字體大?。?



  

華僑茶業(yè)發(fā)展研究基金會物資及服務(wù)采購管理制度

 總則

第一  目的

為規(guī)范本基金會采購管理工作,明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應(yīng)商選擇等各項規(guī)定,確保采購過程透明化以及所購商品數(shù)量和質(zhì)量符合本會要求,特制定本制度。

第二  要求

1.采購對象要求

采購前須對供應(yīng)商的商品質(zhì)量、性能、報價、交貨期限、售后服務(wù)等做出評價,以供選擇時參考。

2.價格質(zhì)量要求

以合理價格購取較高質(zhì)量的商品。

3.采購期限要求

按照使用部門的需要日期及需要數(shù)量,聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商即時供應(yīng)。

 采購方式的選擇

第三  采購部門應(yīng)根據(jù)商品使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素,選擇最有利的采購方式辦理采購業(yè)務(wù)。

第四  采購方式的類型

1.合同訂購方式

1)采購部門與供應(yīng)商通過談判就采購商品的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達(dá)成一致,并且以采購合同的形式確定下來。供應(yīng)商按采購合同提供商品并取得貨款,公司按合同驗收商品并支付款項。

2)合同訂購方式適用于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價格穩(wěn)定的商品。

2.直接采購方式

1)不適用前述采購方式的采購者可按此方式采購。

2)采購人員通過市場逐筆詢價、議價,并在了解交易條件后訂購。

3.緊急采購

指因緊急情況,需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在大型自然災(zāi)害發(fā)生時產(chǎn)生臨時性、突發(fā)性需要時方可采用。

 采購期限的控制

第五  采購人員應(yīng)按照使用要求的“需要日期”辦理采購。為達(dá)到這一要求,掌握適當(dāng)?shù)牟少彆r機(jī),要按商品特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項商品采購業(yè)務(wù)處理期限,呈秘書長核準(zhǔn)后公布實施。

第六  采購期限包括報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。

第七  原訂采購業(yè)務(wù)處理期限變更時,采購人員應(yīng)專函報告具體原因,呈秘書長核準(zhǔn),以利于存量管制及適時提出請購。

 供應(yīng)商的選擇

第八  各項商品的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家(獨家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外),各家背景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)商信息說明欄”存檔備用。對于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的商品,應(yīng)重新選定供應(yīng)商。

第九  對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時由采購人員以簽呈方式說明原因呈秘書長核準(zhǔn)后通知對方。

 詢價議價規(guī)定

第十  采購經(jīng)辦人員應(yīng)提前查詢各廠商報價,查閱以前訂購記錄及供應(yīng)商信息表、市場行情,經(jīng)過成本分析后,擬訂議價對象、議價策略及擬購底價,以供議價時用。

 采購實施

第十一  預(yù)付定金或采購金額較大,或有附帶條件的采購項目,采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。合同書正本兩份,一份存綜合部,一份存供應(yīng)商處;副本若干。

第十二  特殊情況的處理

1.緊急請購

采購所需經(jīng)辦人員獲得采購方案審批后,應(yīng)即查明請購商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點等資料,并以電話詢價和議價,補(bǔ)入詢價和議價結(jié)果,按急件方式處理。

2.交貨質(zhì)量異常

各采購經(jīng)辦人員驗收不合格情況發(fā)生時,應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜,并將交涉結(jié)果記錄于《驗收單》的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi),并呈秘書長審核。

2)因質(zhì)量不合格而退貨,可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商換貨之次日起計算。

2)交期延誤罰扣處理。采購經(jīng)辦人員收到交貨延誤(本地供應(yīng)商延交5日、網(wǎng)采廠商延交10日以內(nèi)可不按延誤論)或統(tǒng)一發(fā)票逾期未送財務(wù)部時,應(yīng)按下列方式處理。

①予計算逾期罰扣金額(按合同約所約訂比例計扣),并通知供應(yīng)商罰扣原因與金額。

②在供應(yīng)商同意扣款或補(bǔ)足發(fā)票后與驗收單一并發(fā)起付款審批。

③如廠方不同意按第①項方式扣款,采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與供應(yīng)商交涉并呈秘書長核準(zhǔn)后另行處理。

 采購業(yè)務(wù)進(jìn)度控制

第十三  采購經(jīng)辦人員對于每一個采購項目均應(yīng)根據(jù)需要確定作業(yè)進(jìn)度管制點,預(yù)定采購業(yè)務(wù)進(jìn)度。

第十四  預(yù)定采購業(yè)務(wù)進(jìn)度應(yīng)能配合項目實施緩急,且各業(yè)務(wù)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。

第十五  對于未能在預(yù)定日期前完成的采購項目,采購經(jīng)辦人員應(yīng)報秘書長研究處理對策。

 附則

第十六  本制度由秘書處負(fù)責(zé)解釋,。

第十七  本制度經(jīng)理事會討論通過后由理事長簽批實施。

 

 

 

采購授權(quán)審批制度

 總則

第一  目的

為提高基金會商品或物資采購效率及透明度,明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求,特制定本制度。

第二  采購業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限。

第三  嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

1.采購員應(yīng)當(dāng)在職權(quán)范圍內(nèi),按照審批人的批準(zhǔn)辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

2.對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù),采購員有權(quán)拒絕辦理,并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。

第四  對于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù),采購人員應(yīng)當(dāng)提前論證,實行集體決策和審批,防止出現(xiàn)決策失誤而給基金會造成嚴(yán)重?fù)p失。

 采購業(yè)務(wù)程序

第五  請購

綜合部和項目部應(yīng)根據(jù)基金會項目和管理費用采購預(yù)算、實際運營中需要等提出采購申請,經(jīng)秘書長簽字后提出采購申請。

第六  審批權(quán)限

部門負(fù)責(zé)人、分管副秘書長、秘書長根據(jù)規(guī)定的職責(zé)權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M(jìn)行審核審批。

1.屬于年度內(nèi)業(yè)務(wù)活動中預(yù)算的采購申請,由項目部門負(fù)責(zé)人提請分管副秘書長根據(jù)項目評審委員簽批的《項目意向報告審批表》和《項目活動總體實施指導(dǎo)方案》進(jìn)行審核后報秘書長審批。

2.屬于年度內(nèi)管理活動中采購申請,由綜合部負(fù)責(zé)人提請分管副秘書長根據(jù)《管理費用預(yù)算表》中的授權(quán)預(yù)算費用范圍內(nèi)進(jìn)行審核后報秘書長審批。

3.追加預(yù)算且在業(yè)務(wù)活動和管理活動范圍內(nèi)的采購申請,屬于業(yè)務(wù)活動的由分管秘書長提請秘書長審核,超原預(yù)算20%以內(nèi)的報項目評審會主任審批,屬于管理活動的由分管副秘書長提請秘書長審核,超原預(yù)算20%以內(nèi)的由常務(wù)副理事長審批;業(yè)務(wù)活動和管理活動超原預(yù)算20%以上的由均由理事長審批。

4、預(yù)算外的采購審批由秘書長提交常務(wù)副理事長審核后報理事長審批。

第七  采購

1.凡是經(jīng)過采購審批流程審批完成的采購申請才能組織人員進(jìn)行采購,管理活動范圍內(nèi)采購由綜合部負(fù)責(zé)采購,業(yè)務(wù)活動范圍內(nèi)的采購由項目部負(fù)責(zé)采購。

2.采購人員進(jìn)行市場調(diào)查,進(jìn)行比質(zhì)、比價,擬定供應(yīng)商名單作出詢價報告書報秘書長審核。

3.采購人員根據(jù)審核后詢價報告進(jìn)行采購談判,擬定采購合同條款后,交秘書長審批后簽訂采購合同。

第八  驗收

各部門采購人員按照合同附件中采購產(chǎn)品質(zhì)量條款對采購的物資進(jìn)行驗收并入庫,并隨貨附《入庫驗收單》,對于在驗收中發(fā)現(xiàn)的問題停止入庫并通知供應(yīng)商和分管副秘書長進(jìn)行處理。

1.驗收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合基金會規(guī)定的情況,采購人員需提出解決方案,報秘書長審批。

2.采購商品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題,報秘書長負(fù)責(zé)處理。

第九  付款

1.預(yù)付款申請:由申請部門負(fù)責(zé)人通過“釘釘”采購付款申請流程進(jìn)行申請,并附《采購請購流程審批表》和《采購合同》由分管副秘書長審核,財務(wù)部會計審查后報秘書長審批付款。

2、付款申請:由申請部門負(fù)責(zé)人通過“釘釘”采購付款申請流程進(jìn)行申請,并附《采購請購流程審批表》、《采購合同》和《入庫驗收單》由分管副秘書長審核,財務(wù)部會計審查后報秘書長審批付款

3、財務(wù)部會計應(yīng)對采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進(jìn)行審核,具體審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備,內(nèi)容是否真實,手續(xù)是否齊全,計算是否正確。

4.審批完成由財務(wù)部會計開具付款憑證,交出納辦理貨款支付,并通知申請人員通知供應(yīng)商。

 采購賬務(wù)處理

第十  財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下,按照《會計核算規(guī)定》及時、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。

第十一  將《采購請購流程審批表》、《采購合同》、《入庫驗收單》和專用發(fā)票附在記賬憑證的后面。如憑證資料較多,也可另外裝訂成冊,注明索引號后存檔。

第十二  每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬。

 附則

第十三  本制度由秘書處負(fù)責(zé)解釋。

第十四  本制度自簽批日起開始實施。

 

采購申請管理辦法

 總則

1條  本會為明確商品或勞務(wù)采購的申請與審批規(guī)范,特制定本辦法。

2條  秘書處所有部門的請購,除另有規(guī)定外,均依本辦法的規(guī)定處理。

3條  責(zé)權(quán)單位

1.綜合部負(fù)責(zé)基金會管理活動所需物資的采購工作;

2.項目部負(fù)責(zé)基金會業(yè)務(wù)活動所需物資采購工作;

3、財務(wù)部負(fù)責(zé)采購物資的貨款支付工作;

4.秘書長負(fù)責(zé)審批采購項目。

 請購審批規(guī)定

4條  公益活動捐贈所需物資請購

由項目部負(fù)責(zé)請購:捐贈活動物資根據(jù)項目活動方案或?qū)嶋H捐贈需要提出請購申請。

5條  臨時性商品的請購

1.臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。

2.使用部門需要在“采購請購申請”流程表上對采購商品做出描述,解釋其目的和用途。

3、臨時性商品范圍:(1)因捐贈對像樣本發(fā)生變化而產(chǎn)生的緊急采購;(2)因捐贈活動而產(chǎn)生的一次性物資采購;(3)業(yè)務(wù)活動或管理活動所產(chǎn)生的辦公易耗品采購。

6條  經(jīng)常性服務(wù)項目的請購

1.經(jīng)常性服務(wù)項目指的是由同一服務(wù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項目,如貨物運輸、設(shè)備或場地租賃、商品包裝費用、廣告宣傳等。

2.使用部門需要這些服務(wù)時,需提出“采購請購流程”,由分管秘書長進(jìn)行審核秘書長審批。

7條  特殊服務(wù)項目的請購

1.特殊服務(wù)項目請購是指保險、網(wǎng)站等信息網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、法律咨詢和外部審計等服務(wù)采購申請。

2.使用部門需要這些服務(wù)時,需提出“采購請購流程”,由分管秘書長進(jìn)行審核秘書長審批。

3.采購人員參照過去的服務(wù)質(zhì)量和收費標(biāo)準(zhǔn),分析申請人提供的需要內(nèi)容,包括選定的服務(wù)提供商及費用水平等是否合理,經(jīng)秘書長批準(zhǔn)后,這些特殊服務(wù)項目方能進(jìn)行采購。

8條  不納入《采購請購審批》部分而納入《費用報銷審批流程》的項目:

1)禮儀用品如花籃和禮物等;

2)招待用品如飲料等;

3)書報、名片、文具等;

4)打字、刻印、賬票等;

5)辦公室用易耗品:打印耗材、筆、黑、飲用水、茶葉、電池、掃把等

9條  請購事項的撤銷

《采購請購審批》流程審批過程進(jìn)行撤銷,已審批完成的,通過專項報告審批流程進(jìn)行說明。

 附則

10條 本辦法由秘書處負(fù)責(zé)解釋,自理事會討論通過后,理事長簽批實施。

采購預(yù)算管理辦法

1條  目的

為了避免盲目采購,從總體上統(tǒng)籌使用資金,提高資金的使用效率,確保采購合理,特制定本辦法。

2條  采購預(yù)算管理的含義

1.采購預(yù)算是使用管理部門為配合基金會年度運營計劃及費用預(yù)算,對所需求的業(yè)務(wù)活動所產(chǎn)生的捐贈物資、物流運輸、活動物料及宣傳物料和管理活動所辦公用品等的數(shù)量及成本編制用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃,以利于基金會整體目標(biāo)的實現(xiàn)及資源的合理配置。

2.預(yù)算管理就是指基金會內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異的分析和預(yù)算考核來管理基金會的運營活動,反映基金會管理的工作動態(tài),保證管理政策的落實和目標(biāo)的實現(xiàn),促使基金會不斷提高效率和效益。

3.采購預(yù)算管理是基金會預(yù)算管理的一個分支,應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他項目相互協(xié)調(diào)。

3條  影響采購預(yù)算的因素

1.年度業(yè)務(wù)活動計劃。

2.年度籌資計劃。

3.“采購物料清單”。

4.庫存存量管制線。

5.物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定。

6.市場價格預(yù)期。

4條  編制采購預(yù)算

編制采購預(yù)算是指根據(jù)基金會運營目標(biāo)確定采購預(yù)算項目、建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn),采用一定的編制方法和程序,將基金會在未來一定時期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。

1.根據(jù)基金會年度工作計劃,由使用相關(guān)部門(綜合部、項目部和財務(wù)部)填寫本部門的“采購預(yù)算明細(xì)表”,上交秘書處預(yù)算編制小組。

2.由綜合部預(yù)算小組接收采購預(yù)算后,編制采購總預(yù)算,交基金會預(yù)算管理委員會逐一核準(zhǔn)后,通過理事會討論理事長審批。

5條  執(zhí)行采購預(yù)算

1.將審批的各項采購預(yù)算指標(biāo)及時地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員。

2.對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。

6條  分析和調(diào)整采購預(yù)算差異

1.在預(yù)算執(zhí)行過程中,各采購使用部門要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計和財務(wù)部門核算的實際數(shù)據(jù),即預(yù)算的實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較,編制預(yù)決算分析報告。

2.如果有差異,要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬,制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。

7條  采購預(yù)算資金控制

1.在采購預(yù)算資金控制中,必須對采購預(yù)算資金實行限額審批制度。

2.部門負(fù)責(zé)人只能在自己的限額內(nèi)進(jìn)行審批,限額以上的采購申請應(yīng)按基金會請購審批制度辦理請購,嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。

3.對于預(yù)算內(nèi)采購項目,請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。

4.對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目,采購部及財務(wù)部對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后,最終由常務(wù)副理事長或理事長審批后方能給予辦理。

8條  本制度由基金會秘書處進(jìn)行解釋,通過理事會討論理事長審批生效。

驗收管理制度

 總則

第1  目的

為規(guī)范本基金會的驗收管理工作,確保所購商品或服務(wù)符合基金會運營管理需要,特制定本制度。

2條  責(zé)任部門

商品的驗收工作由秘書處負(fù)責(zé),對收到商品的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗。

 驗收前的準(zhǔn)備工作

3條  收貨準(zhǔn)備

1.驗收人員在收到到貨通知時,按供應(yīng)商、交貨日期分別依序排列,并于交貨前安排存放的庫位,以方便收貨。

2.對于需要按重量、長度、體積等方面計量的商品,應(yīng)借助相關(guān)設(shè)備進(jìn)行試測驗收,不得虛估。

4條  待驗商品處理

已經(jīng)到貨等待驗收的商品,必須在商品的外包裝上貼上商品標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期,并且應(yīng)與已驗收的分開儲存,并規(guī)劃“待驗區(qū)”,以示區(qū)分。

 實施驗收

5條  商品到貨后,驗收人員應(yīng)會同使用部門依“采購清單”、采購合同等采購文件核對商品名稱、規(guī)格并清點數(shù)量,并將到貨日期及實收數(shù)量填入“驗收單”,同時驗收人員編寫《驗收報告》。

6條  驗收人員驗收完畢后,對驗收合格的商品應(yīng)當(dāng)編制驗收報告,內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、商品名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱等,作為驗收商品的依據(jù),并及時報告財務(wù)部門。

7條  驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的商品與采購合同所載內(nèi)容不符,應(yīng)通知辦理供應(yīng)商進(jìn)行處理。

8條  驗收過程中發(fā)現(xiàn)商品有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況且達(dá)到一定程度時,驗收人員應(yīng)及時通知供應(yīng)商前來處理,并盡可能維持其狀態(tài)以便于公證作業(yè)。

9條  超交處理

交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回,或與供應(yīng)商協(xié)商,并請示秘書長同意后可進(jìn)行收貨。

10條  短交處理

1.交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時,以補(bǔ)足為原則。

2.短交如需補(bǔ)足時,聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。

11條  急用品處理

供應(yīng)商交貨時,驗收人員應(yīng)先詢問使用部門負(fù)責(zé)人,確認(rèn)無誤后,開始按照驗收程序辦理。

12條  商品檢驗結(jié)果處理

根據(jù)不同檢驗結(jié)果可做以下兩個方面處理。

1.檢驗合格的商品,檢驗人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽,將合格品入庫定位。

2.驗收不合標(biāo)準(zhǔn)的商品,檢驗人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽,并于《驗收報告》上注明不良原因,經(jīng)負(fù)責(zé)人核實后通知供應(yīng)商處理。

13條  退換貨作業(yè)

1.對于檢驗不合格的商品退貨時,采購人員應(yīng)在《驗收報告》上注明數(shù)量,原因后報秘書長確認(rèn)后辦理退貨。

2.如為需要更換的商品,采購人員需要與供應(yīng)商協(xié)商解決;如需要增減貨款,要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。

3.對于已付款但在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的商品,采購人員需要負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或賠償,索賠收入全部上繳財務(wù)部,注明賠償商品及賠償原因。

 附則

17條  本制度由秘書處解釋,經(jīng)理事會討論通過報理事長審批。

18條  本制度自簽批日起開始實施。

采購付款管控制度

預(yù)付賬款及定金審批制度

1條  目的

為加強(qiáng)預(yù)付賬款及定金的使用并得到及時、準(zhǔn)確的反映,減少供貨商對基金會資金的占壓,使基金會資金得到合理運用,特制定本制度。

2條  適用范圍

本制度適用于本基金會綜合部和財務(wù)部。

3條  預(yù)付賬款是指基金會按照購貨合同或者勞務(wù)合同規(guī)定,預(yù)先支付給供貨方或者勞務(wù)方的賬款。在會計核算上一律通過“應(yīng)付賬款”借方進(jìn)行核算。

4條  定金是指基金會為保證合同履行,預(yù)先向供應(yīng)方或勞務(wù)方交納一定數(shù)額的錢款。

5條  預(yù)付賬款的使用范圍

1.合同中明確約定以“先款后貨”方式結(jié)算的,可按協(xié)議約定支付貨款。

2.合同中規(guī)定超額度進(jìn)貨需先款后貨的。

3.金額比較大的訂單,為得到額外折扣且額外折扣不低于5%的。此類付款為基金會授權(quán)權(quán)限所規(guī)定的特殊付款,實際執(zhí)行時必須按照基金會規(guī)定的授權(quán)權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后支付。

6條  預(yù)付款及定金審批規(guī)定

以預(yù)付款形式采購的需經(jīng)分管副秘書長審核、秘書長審批。

采購物品退貨管理辦法

1條  目的

為明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定,及時收回退貨款項,特制定本辦法。

2條  退貨條件

驗收人員應(yīng)該嚴(yán)格按照基金會合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)或要求進(jìn)行驗收,不符合公司驗收標(biāo)準(zhǔn)的物品為不合格物品。不合格物品應(yīng)辦理退貨,主要包括數(shù)量與質(zhì)量兩個方面。

1.對于數(shù)量上的短缺,采購員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系,要求供應(yīng)商或者補(bǔ)足數(shù)量,或者扣減價款。

2.對于質(zhì)量上的問題,采購員應(yīng)該首先通知使用部門不能使用該批物品,然后與使用部門和供應(yīng)商聯(lián)系,決定是否退貨還是要求供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)恼劭邸?

3.經(jīng)分管副秘書長審核,秘書長審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。

3條  退貨手續(xù)

檢驗人員對于檢驗不合格的物品,應(yīng)貼上“不合格”標(biāo)簽,并在《驗收報告》上注明不合格的原因,經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)采購部門處理并通知請購部門。

4條  物品出庫

當(dāng)決定退貨時,采購員編制“退貨清單”,并通知供應(yīng)商退回處理。

5條  退貨款項回收

1.采購人員在物品退回后編制借項憑單,其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應(yīng)商名稱以及金額等。

2.財務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。

6條  折扣事宜

1.采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出的折扣,需要同供應(yīng)商進(jìn)行談判后最終確定。

2.折扣金額必須由財務(wù)部審核、分管副秘書長審核后提交秘書長審批。

3.財務(wù)部門根據(jù)約定折扣調(diào)整應(yīng)付賬款。

7條  本辦法經(jīng)理事會討論通過后理事長簽批后施行。

 

                          華僑茶業(yè)發(fā)展研究基金會

                     2021年10月21日








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